Оформлення дубліката зіпсованої трудової книжки

Запитання: 
Під час працевлаштування працівник надав трудову книжку, в якій декілька сторінок, схоже, були залиті водою. Тож окремі печатки розмиті, їх не можна «прочитати», збереглися лише записи кульковою ручкою. Що робити в цьому випадку: оформляти дублікат? Якщо так, то яким чином? А може продовжувати вести записи і не звертати уваги на пошкодження?
Відповідь: 
Відповідно до ст. 48 КЗпП трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. А отже, вона належить до обов’язкових кадрових документів, передбачених трудовим законодавством. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які понад п’ять днів працюють на підприємстві, в установі, організації незалежно від форми власності або у фізичної особи. Зауважимо, що на підставі даних трудової книжки роботодавець під час прийняття особи на роботу може зробити висновок про досвід роботи, кваліфікацію, прийняти рішення про прийняття на роботу або ж обґрунтовано відмовити в цьому. За її записами можна підтвердити необхідний стаж роботи за спеціальністю, який потрібен у визначених законодавством випадках. Щодо відповідальності за організацію ведення обліку, зберігання та видачу трудових книжок, то вона покладається на керівника підприємства. Але на практиці такий керівник своїм наказом може покладати функції з ведення, обліку та зберігання трудових книжок на одного з працівників кадрової служби або іншу особу. Тобто саме останньою особою визначається, чи вважається трудова книжка дійсною та чи можна за нею правомірно прийняти особу на роботу. Порядок ведення трудових книжок, їх зберігання та обліку, крім КЗпП, визначають постанова КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 р. № 301, якою затверджено зразок бланків трудової книжки і вкладиша до неї, та Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58). Пунктом 5.5 Інструкції № 58 визначено, що в разі якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена тощо), то роботодавець за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї). Тобто в даному випадку, якщо інформація, що має відображатися на печатці підприємства, є нерозбірливою, а саме якщо печатка «розмита» водою, трудова книжка вважається недійсною й підлягає заміні її дублікатом. Тому під час працевлаштування особи відповідальний за організацію ведення обліку, зберігання та видачу трудових книжок фахівець має пояснити, що для запобігання ускладненням у майбутньому щодо підтвердження стажу особа має звернутися на попереднє місце роботи для оформлення дубліката трудової книжки. Під час оформлення останнього місця роботи на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, слід зробити надпис: «Замість видано дублікат», а власне трудова книжка має бути повернена її власнику. Варто зауважити, що ігнорувати цей факт не можна, адже, як уже зазначалося, для особи це загрожує неврахуванням певного періоду до стажу для нарахування пенсії, а роботодавцю, який продовжить ведення такої трудової книжки, в разі виявлення цього недоліку може загрожувати дисциплінарна відповідальність. Тому під час прийняття на роботу особи, в якої трудова книжка є непридатною, відділ кадрів має отримати від неї дублікат трудової книжки, оформлений на попередньому місці роботи.

       

© 2016 Заработная плата