Наталя ЛАПІНА,
експерт з питань бухгалтерського та податкового обліку

Щорічно працівникам підприємства надається відпустка. Таке право громадянам, які перебувають у трудових відносинах з роботодавцем, гарантовано законодавством України. Порядок надання та оформлення відпусток є незмінним уже довгий час, тож перевіримо свої знання на практичному прикладі

Як відомо, щорічна відпустка надається працівникам відповідно до графіку відпусток, складеному на початку року та затвердженому власником за погодженням з виборним органом первинної профспілкової орга­ні­зації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом ор­ганом. Але окремі категорії працівників за переліком, який надається в ст. 10 Закону № 504, мають право на відпустку у зручний для них час за їхнім бажанням (див. Пам’ятку бухгалтера по зарплаті ), Це слід враховувати під час складання графіка відпусток.
Графіком відпусток визначається тільки місяць початку використання відпустки (див. Додаток 1 ), а от конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між роботодавцем і працівником. Чинними нор­мами законодавства не встановлено конкретної форми графіка надання відпусток, тому роботодавець може самостійно розробити форму такого документа. Про це йдеться в листі Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10 (див на с. 58). Підприємство може користуватися декількома зразками одночасно. Зразок 1 Додатку 1 зручніший для керівництва, адже наочно відображає та дає змогу відслідковувати «гострі» питання: кого, ким і коли потрібно замінити на час відпустки. На підприємстві із значною кількістю працюючих Зразок 1 Додатку 2 може стати незамінним помічником. А от форма Зразка 2 Додатку 1 більш зручна для бухгалтерії та кадрових фахівців.
Вихідні дані

Облікова кількість працюючих ТОВ «Квіточка» за штатним розписом — п’ять чоловік, з яких одна особа, Бочок А. В., працює за сумісництвом. Крім того, ТОВ співпрацює з громадянином Прохором В. Г., що виконує роботи за договором цивільно-правового характеру.
ТОВ створює  резерв відпусток згідно з Інструкцією № 291. Річна планова сума на оплату відпусток визначена на початок року за графіком відпусток і становить 10 000 грн, загальний плановий річний фонд оплати праці — 120 000 грн. Відрахування до резерву відпусток проводиться з початку 2012 р.
Касир ТОВ «Квіточка» Ясилевська Ю. О. за графіком іде у щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні з 01.06.2012 р.
У розрахунковому періоді (01.06.2011 р. — 31.05.2012 р.) Ясилевській Ю. О. нараховано:
— заробітну плату в сумі 25 000 грн;

• винагороду за підсумками роботи за 2011 р. — 1200 грн (нарахована в січні 2012 р.).

Згідно з п. 20 Типових правил № 213 графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. Пізніша дата складання графіку не буде порушенням, якщо вона зазначається в обліковій політиці підприємства.
Звертаємо увагу, що в наданих зразках графіків відпусток відомостей щодо В. Г. Прохора немає, адже він не перебуває з підприємством у трудових відносинах. А от зовнішній сумісник А. В. Бочок користується правом на відпустки. Слід врахувати, що сумісникам щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи на підприємстві за їхнім бажанням надаються одночасно з відпусткою за основ­ним місцем роботи.

Відповідно до чинного законодавства ство­рюємо резерв забезпечення відпусток. Резерв створюється тільки для щорічних (основних і додаткових) відпусток і для додаткових відпусток для працівників із дітьми та відображується на підставі Інструкції № 291 на субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток». Також на цьому субрахунку узагальнюється інформація про забезпечення обов’язкових відрахувань єдиного соціального внеску ( далі — ЄСВ). Кожного місяця підприємство відраховує певну суму в резерв алежно від розміру фонду заробітної плати в поточному році. Існують два способи розрахунку величини резерву відпусток — за Інструкцією № 291 і за п. 11.10 Інструкції № 69 (докладніше про створення та використання резерву відпусток читайте на с. 62).

КРОК 2
ТОВ «Квіточка» нараховує резерв відпус­ток за порядком, наведеним в Інструкції № 291. Тож резерв визначається за розрахунком:
Рв= (Фзп x К) + (Фзп x К x Вєсв),
де Рв — щомісячна сума резерву;
Фзп — фонд заробітної плати у поточному місяці;
К — коефіцієнт резервування;
Вєсв — відрахування до ПФУ ЄСВ (%).
У свою чергу коефіцієнт резервування визначається таким чином:
К = Пв : Пфоп x 100%,
де Пв — річна планова сума на оплату відпусток;
Пфоп — річна планова сума фонду оплату праці.
Отже за вихідними даними ТОВ «Квіточка» коефіцієнт резервування становить:
К = (10 000 : 120 000) x 100% = 0,083.
За допомогою зазначеного коефіцієнта розраховуємо щомісячний розмір резерву. Фактично нарахована в червні заробітна плата — 11 000 грн, отже резерв у червні становить:
Рв (червень) = (11 000 x 0,083) + (11 000 x 0,083 x 37% 1 ) = 913 + 337,81 = 1250,81 (грн).

1 Умовно.

За частиною 11 ст. 10 Закону № 504 влас­ник або уповноважений ним орган зо­бо­в’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Форма такого повідомлення законодавчо не встановлена, тому має довільний характер.
Письмовим повідомленням може бути документ довільної форми . Зразок повідом­лення наведено в Додатку 2.
Вважається також, що працівника письмово повідомлено про відпустку, якщо він поставив підпис у наказі про відпустку ( До­даток 4 ).

Якщо інтереси виробництва й інтереси працівників, які враховувались під час складання графіку відпусток, співпадають, тобто працівник іде у відпустку в обумовлений графіком термін, то заява на відпустку не подається. Якщо ж працівник не погоджується з термінами відпустки, встановленими графіком, то він подає відповідну заяву про розподіл чи перенесення відпустки на ім’я керівника підприємства. Але остаточне рішення про надання чи перенесення відпустки належить до компетенції лише роботодавця (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10). Зразок заяви Ясилевської Ю. О. щодо перенесення додаткової відпустки на грудень 2012 р. наведено в Додатку 3.
Нагадаємо, що при розподілі відпустки на частини основна безперервна частина відпустки має становити не менше 14 календарних днів, вона може бути як першою частиною, так і однією з наступних її частин (ст. 12 Закону № 504).
Щорічна відпустка має бути перенесена за заявою працівника на інший період або продовжена в разі тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку; виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати; настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами; збігу щоріч­ної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчан­ням (частина друга ст. 11 Закону № 504).
Крім того, взяти відпустку за заявою у будь-який зручний час мають право громадяни, визначені частиною тринадцятою ст. 10 Закону № 504. Переваги в наданні відпустки за бажанням має також категорія працівників, визначена частиною восьмою ст. 10 Закону № 504 (див. Пам’ятку бухгалтера по зарплаті ).
У заяві працівник вказує дату початку щорічної відпустки і її тривалість. Працівнику не потрібно вказувати календарні дати початку та закінчення відпустки, адже правильно визначити календарний період відпустки можуть тільки фахівці кадрової та бухгалтерсь­кої служби. Визначаючи тривалість щорічних та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону № 504), не враховуються святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП). А от навчальні, творчі, чорнобильські відпустки не підлягають подовженню на святкові та неробочі дні, тобто ці дні включаються в розрахунок тривалості цих відпусток (листи Мінпраці від 27.07.2010 р. № 217/13/116-10 і від 19.06.2007 р. № 195/13/116-07, див. на с. 60, 61). Усі ці особливості враховуються в наказі про відпустку (див. крок 4.1, додаток 4) .
Надання щорічних відпусток на підприємстві оформляється наказом. Для цього може бути використана типова форма № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджена Наказом № 489. Ця форма носить рекомендаційний характер, тому роботодавець може скласти наказ про відпустку в довільної формі.
Наказ про надання відпустки може бути видано одразу на декількох працівників. У наказі можна зазначати і осіб, що будуть тимчасово виконувати обов’язки відсутнього працівника, період суміщення чи заміщення посад і розмір доплати (див. крок 4.2, додаток 4) .
На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить від­мітки в особовій картці працівника за фор­мою № П-2, затвердженій наказом Держ­комстату та Міноборони України від 25.12.2009 р. № 495/656.

КРОК 4.1
У прикладі щорічна основна відпустка Ясилевської Ю. О. тривалістю 24 календарних дні, що надається з 01.06.2012 р., припадає на релігійне свято — неробочий день — 3 червня (Трійцю), тому кінцева дата відпустки — 25 червня включно. Тобто відпустка подовжується на один день і працівниця відпочине фактично 25 календарних днів, але оплаті будуть підлягати тільки 24 дні.

КРОК 4.2
На підприємстві ТОВ «Квіточка» на період відпустки Ясилевської Ю. О. обов’язки касира виконує головний бухгалтер Зубков Ф. С., що передбачено його посадовою інструкцією. Зразок наказу наведено в Додатку 4.

У табелі обліку використання робочого часу ( далі — Табель) за типовою формою № П-5, затвердженою Наказом № 489, проставляється відмітка про відпустку: щорічні основні відпустки позначатимуться буквеним кодом «В» або цифровим — «08», а щорічні додаткові відпустки — буквеним кодом «Д» або цифровим — «09».
Нагадаємо, що Наказ № 489 затверджує типові форми первинної облікової докумен­та­ції для використання в діяльності підприємств. Але до порядку заповнення наданої форми Табеля він не установлює чітких вимог чи методичних рекомендацій, більше того, згідно з п. 2 приміток до Табеля ця форма має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, потрібних для заповнення форм державних статистич­них спостережень. За необхідності форму Табеля можна доповнити іншими показниками, потрібними для обліку на підприємстві.
Наприклад , табель підприємства ТОВ «Кві­точка» має простіший вигляд порівняно з формою Табеля, наведеною в Наказі № 489.
Звертаємо увагу, що коли щорічна оплачувана відпустка збігається з вихідними, то доцільним є їх кодування шифрами щорічної відпустки, адже для оплати щорічної відпустки вихідні дні також враховуються. А от святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП) для оплати щорічної основної та додаткової відпустки не враховуються, тому кодувати їх слід шифром неробочих днів.

Нагадаємо, що заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку (ст. 115 КЗпП). Якщо відпускні вчасно не виплачені, працівник має право на перенесення відпустки (ст. 11 Закону № 504).
Порядок обчислення заробітної плати працівникам за час відпусток та компенсації за невикористані відпустки встановлюється Порядком № 100. Відповідно до п. 2 Порядку № 100 обчислення середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв’язку з навчанням, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, або для виплати компенсації за невикористані відпустки провадиться, виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки.
Працівникові, який пропрацював на підприємстві менше року, середня заробітна плата обчислюється, виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку.
Виплати, що враховуються та не враховуються в розрахунку середньої заробітної плати, наведені в розділі 3 Порядку № 100.
Розрахунок відпускних провадиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів, встановлених законодавством). Одержаний результат перемножується на кількість календарних днів відпустки.
Нагадаємо, що порядок включення окремих виплат має певні особливості. Премії за місяць, квартал, півріччя, дев’ять місяців включаються в заробіток того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. А от одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років включається до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік (абз. 2 п. 3 Порядку № 100).
Звертаємо увагу, що у випадку коли одноразова винагорода за підсумками року була нарахована та виплачена в поточному році за поточний рік, вона не буде враховуватись в обчислені середньої заробітної плати (лист Мінпраці від 24.06.2008 р. № 411/13/84-08).
Крім того, одноразова винагорода розподіляється не між місяцями того року, в яких її було нараховано, а між місяцями розрахункового періоду, за який провадиться розрахунок середньої заробітної плати.
КРОК 6
Обчислимо суму відпускних, що належить до виплати Ясилевській Ю. О.

У наведеному прикладі винагорода за підсумками роботи за 2011 р. включається в повному обсязі до розрахунку середньої зарплати, оскільки її нараховано у 2012 р., розрахунковий період дорівнює 12 місяцям.
Визначимо кількість календарних днів, що включаються до розрахунку:
366 к. дн. – 10 (святкові та неробочі дні за ст. 73 КЗпП) = 356 к. дн.
Розрахуємо середньоденну заробітну плату:
(25 000 + 1200) : 356 = 73,56 (грн/дн.).
Сума відпускних:
73,56 x 24 = 1765,44 (грн).

У бухгалтерському обліку суми відпускних відображаються або як заробітна плата, або як зазначалося вище (див. Крок 2) при створенні резерву відпусток на субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток». Якщо сума нарахованого забезпечення на опла­ту відпусток не покрила суму відпускних і ЄСВ, що на них припали, то частина суми відпускних і ЄСВ, які не покриваються забезпеченням, нараховуються за рахунок витрат звітного періоду. Тобто не можна використовувати резерву більше, ніж нараховано, тому дебетового залишку за субрахунком 471 не буде.
У податковому обліку відображаються суми витрат на відпускні не в момент створення резерву відпускних, а в момент його використання (про це докладніше читайте у статті «Резерв відпусток: від створення до використання» на с. 62).
На підставі пп. 2.2.12 Інструкції № 5 до фонду додаткової заробітної плати належить оплата щорічних (основної та додаткових) відпусток і додаткових відпусток працівникам, які мають дітей, у розмірах, передбачених законодавством; оплата додаткових відпусток (понад тривалість, передбачену законодавством), наданих відповідно до колективного договору; оплата додаткових відпусток у зв’язку з навчанням і творчих відпусток; оплата додаткових відпусток, що надаються за Законом України «Про статус і соціальний захист громадян, які постражда­ли внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.1991 р. № 796-XII.
Отже, враховуючи, що на підставі пп. 4.3.5 Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої постановою правління ПФУ від 27.09.2010 р. № 21-5, нараховуючи ЄСВ, слід користувати­ся нормами Інструкції № 5, — суми відпуск­них є об’єктом для нарахування та утримання ЄСВ як складової заробітної плати.
Згідно з пп. 164.2.1 ст. 164 ПКУ до загально­го місячного оподатковуваного доходу платника податку включається дохід у вигляді заробітної плати, нарахований (виплачений) платнику податку відповідно до умов трудового договору. Водночас, заробітна плата за пп. 14.1.1.48 ст. 14 ПКУ — це основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платнику податку у зв’язку з відносинами трудового найму згідно із законом.
Отже суми відпускних є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб ( далі — ПДФО) за ставками, встановленими пп. 167.1 ст. 167 ПКУ. Суми, нараховані за час відпустки, що надається протягом місяця, оподатковуються в такому ж порядку, що і заробітна плата.
Розглянемо, як відобразиться нарахування та виплата відпускних у бухгалтерському та податковому обліку за умови вихідних даних ТОВ «Квіточка».
КРОК 7
Фактично нарахована заробітна плата за червень 2012 р. на ТОВ «Квіточка» — 11 000,00 грн. Резерв на оплату відпусток за червень — 1250,81 грн (див. Крок 2). Всього резерв, до якого проводяться відрахування з початку року, становить 7680,00 грн. Відпускні Ясилевської Ю. О. в червні 2012 р. — 1765,44 грн (див. Крок 6). Крім того, на суму відпускних нараховано ЄСВ (умовно 37%) — 653,21 грн (1765,44 x 37%). Бухгалтерський і податковий облік нарахування та виплати відпускних наведено в таблиці.

Таблиця. Відображення в обліку нарахування та виплати відпускних

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн	Податковий облік
		Д-т	К-т		Доходи	Витрати
1	2	3	4	5	6	7
1	Нараховано заробітну плату за червень	92, 93	661	11 000,00	—	11 000,00
2	Нараховано ЄСВ (37%)	92, 93	65/ЄСВ	4070,00	—	4070,00
3	Нараховано в червні забезпечення на оплату відпусток, включаючи ЄСВ	92, 93	471	1250,81	—	—
4	Нараховано суму відпускних за рахунок забезпечення*	471	661	1765,44	—	1765,44
5	Нараховано на суму відпускних червня ЄСВ (37%), що не покрився за рахунок резерву	92, 93	65/ЄСВ	653,21	—	653,21
6	Утримано ЄСВ із заробітної плати та відпускних ((11 000 + + 1765,44)  3,6%)	661	65/ЄСВ	459,56	—	—
7	Утримано ПДФО із заробітної плати та відпускних ((11 000 + + 1765,44 – 459,56)  15%)**	661	641/ПДФО	1845,88	—	—
8	Виплачено заробітну плату та відпускні ((11 000 + 1765,44 – – 459,56 – 1845,88)	661	301	10 460,00	—	—

КРОК 1

Додаток 1

Зразок 1

Товариство з обмеженою відповідальність «КВІТОЧКА»

«Погоджено» Представник трудового колективу ________________ Ю. О. Лошков

«Затверджено» наказом від 10.01.2012 р. № 07/К Директор ТОВ «Квіточка» _________________ А. В. Бочок

Графік надання відпусток на 2012 р.

№ з/п

Прізвище та ініціали працівника

Сі­чень

Лю­тий

Бере­зень

Кві­тень

Тра­вень

Чер­вень

Ли­­пень

Сер­пень

Вере­сень

Жов­тень

Лис­то­пад

Гру­день

1

Агнєц Т. О.

Ос­нов­на

2

Бочок А. В.

Ос­нов­на

3

Зубков Ф. С.

Ос­нов­на

4

Лошков Ю. О.

Час­ти­на ос­нов­ної

Час­ти­на ос­нов­ної

5

Ясилевська Ю. О.

Ос­нов­­на

Пере­несе­на до­дат­кова

Зразок 2

Товариство з обмеженою відповідальність «КВІТОЧКА»

«Погоджено» Представник трудового колективу ________________ Ю. О. Лошков

«Затверджено» наказом від 10.01.2012 р. № 07/К Директор ТОВ «Квіточка» _________________ А. В. Бочок

Графік надання відпусток на 2012 р.

№ з/п	Підрозділ	Прізвище та ініціали працівника	Посада	Вид відпустки	Місяць надання	Місяць надання відпустки у зв’язку з перенесенням	Підстава
1	Адмі­ністра­ція	Агнєц Т. О.	Заступник директора	Основна	Липень
2		Бочок А. В.	Директор	Основна	Серпень
3		Зубков Ф. С.	Головний бухгалтер	Основна	Травень
4	Відділ продажів	Лошков Ю. О.	Продавець	Основна	Травень, вересень
5		Ясилевсь­ка Ю. О.	Касир	Основна і додаткова	Червень	Грудень	Бажання працівниці

КРОК 3
Додаток 2
Товариство з обмеженою відповідальність «КВІТОЧКА»

ПОВІДМЛЕННЯ
про надання відпустки
від 17.05.2012 р.

Ясилевську Юлію Олексіївну, касира, повідомляємо, що згідно з графіком від­пус­­ток на 2012 р. вам буде надано щорічну основну (24 к. дн.) і щорічну додаткову (10 к. дн.) від­пустки за період роботи з 07.06.2011 р. по 06.06.2012 р. тривалістю 34  календарних дні з 01.06.2012 р.

Директор ТОВ «Квіточка»                                           /____________/ Бочок А. В.

Повідомлення одержав(ла):
17.05.2012 р.                                                                /___________/ Ясилевська Ю. О.

Директор
ТОВ «Квіточка»                                                                                               Бочок А. В.

КРОК 4
Додаток 3

Директору ТОВ «Квіточка»
Бочок А. В.
від касира
Ясилевської Ю. О.

Заява
Прошу надати мені щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні з 01.06.2012 р., а надані 10 календарних днів щорічної додаткової відпустки як матері, яка має двох дітей до 15 років, перенести на грудень 2012 р.

18.05.2012 р.                                                                                         Ясилевська Ю. О.

Додаток 4

Товариство з обмеженою відповідальність «КВІТОЧКА»

НАКАЗ

21.05.2012                                          м. Київ                                                   № 45/К

Про надання відпустки

НАКАЗУЮ:

1. Ясилевській Юлії Олексіївні, касиру, надати щорічну основну відпустку тривалістю 24 (двадцять чотири) календарних дні з 01.06.2012 р. по 25.06.2012 р. включно за період роботи з 07.06.2011 р. по 06.06.2012 р.
Підстава: графік відпусток і заява Ясилевської Ю. О. від 18.05.2012 р.

З наказом ознайомлена та згодна __________________ Ясилевська Ю. О.

2. Зубкова Федора Сергійовича, головного бухгалтера, призначити тимчасово виконуючим обов’язки касира з 01.06.2012 р. по 25.06.2012 р. включно з доплатою відповідно до розділу Положення про оплату праці в колективному договорі.
Підстава: посадова інструкція головного бухгалтера.
З наказом ознайомлений і згоден __________________ Зубков Ф. С.

Директор
ТОВ «Квіточка»                                                                                  Бочок А. В.

Нормативна база
КЗпП — Кодекс законів про працю вiд 10.12.1971 р. No 322-VIII.
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон № 504 — Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР.
Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100.
Наказ № 489 — Наказ Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.
Типові правила № 213 — Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджені за погодженням з ВЦРПС постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.1984 р. № 213.
Інструкція № 69 — Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Мінфіну від 11.08.1994 р. № 69.
Інструкція № 291 — Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.1999 р. № 291.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5.