Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах незалежно від форми власності, які мають право самостійно приймати/звільняти працівників. Організація обліку кадрів зазвичай покладається безпосередньо на відділ кадрів. Насамперед для оформлення особової справи працівника слід чітко визначитись, з яких документів вона має складатися. Отже, особовою справою слід вважати сукупність певних документів, які містять найповніші відомості про працівника. І хоча на всіх підприємствах вона оформлюється одразу після прийняття особи на роботу, і чинним законодавством передбачено терміни зберігання документів, що входять до неї, порядок ведення особових справ для підприємств недержавної форми власності не встановлено. Однак якщо йтиметься про оформлення особової справи державного службовця, у цій ситуації варто звернутися до норм Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 р. № 64. Отже, особова справа містить особову картку працівника ф. № П-2; заяви працівника про прийняття на роботу, переведення, звільнення тощо; копії та витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк; копії особистих документів; рекомендації та/або характеристики тощо. Тобто вона може містити певну кількість документів, які визначає власне саме підприємство. Якщо вони все ж таки ведуться на підприємстві, заводяться особові справи на всіх працівників, у т. ч. сумісників. Оскільки до особової справи входять усі вищевказані документи, за логікою речей, для її продовження вони будуть там зберігатися. Однак постає додаткове запитання: чи залишатимуться актуальними відомості про працівника, що містяться в цих документах? Якщо інформація у наявних копіях документів може залишатися тією ж, то питання щодо продовження старої особової картки ф. № П-2 не повинно виникати, адже всі її розділи заповнені попередньою інформацією. Тому особову картку ф. № П-2 потрібно оформляти нову. Окрім цього, зауважимо, що під час оформлення особової справи на копіях документів проставляється підпис працівника, тобто необхідно зробити нові копії з оригіналів, а працівник має підтвердити їх достовірність своїм підписом. Не менш важливим є той нюанс, що особові справи звільнених працівників зазвичай передаються до архіву підприємства, а отже, вилучення їх або певних документів для оформлення нової або продовження старої особової справи є неможливим. Щодо використання табельного номера зазначимо, що оскільки його присвоєння не визначено жодним нормативно-правовим актом, порядок присвоєння та зміни табельного номера підприємство встановлює самостійно. Такий механізм може бути прописаний окремим пунктом, наприклад, у Положенні про табельний облік. Правила його присвоєння досить прості. Необхідно завести журнал реєстрації табельних номерів працівників, яких прийнято на підприємство згідно зі штатним розписом. На підставі дати прийняття на роботу в хронологічному порядку кожному працівникові присвоюється табельний номер, який складається з арабських цифр і який не змінюється протягом усього періоду його роботи. На практиці, після звільнення працівника табельний номер іншій особі не присвоюється, проте, як зазначалося вище, підприємство вправі вирішувати це питання самостійно.