Згідно з п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 р. № 213 (документ поки залишається чинним), графік відпусток працівників підприємства повинен складатися на кожний рік не пізніше 5 січня поточного року. Але на практиці, зважаючи на те, що перші дні січня завжди є вихідними днями, а також враховуючи, що дехто з працівників може забажати відпочити вже на новорічно- різдвяні свята, традиційно графік відпусток на наступний рік складають і затверджують у грудні поточного року. У графіку мають бути відображені відпустки всіх працівників підприємства: тих, які працюють на постійній основі, сумісників, тимчасових працівників і тих, з ким укладено строковий трудовий договір. Відповідно, новоприйнятих працівників також потрібно включити до цього графіка, оскільки через деякий час роботи вони матимуть право на відпустку, а її використання має бути узгоджено. До затвердженого графіка відпусток протягом року можна вносити зміни та доповнення. На це вказують і фахівці Міністерства соціальної політики України в листі від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15, в якому, зокрема, зазначають: «У випадку укладення трудового договору з працівником після затвердження графіка відпусток до нього можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення». Внесення до графіка відпусток змін та доповнень має відбуватися за такою ж процедурою, як і складання та затвердження графіка. Так, якщо графік відпусток був затверджений керівником підприємства шляхом оформлення на ньому грифу «ЗАТВЕРДЖУЮ» без видання наказу, то такий самий гриф слід проставити й на доповненні (змінах)до графіка. Якщо графік був затверджений наказом керівника підприємства, то доповнення (зміни) до нього також затверджуються шляхом видання відповідного наказу керівника. Доповнення (зміни) до графіка відпусток, як і сам графік, слід погодити з виборним органом первинної профспілкової організації чи її представником (за наявності профспілки на підприємстві) або представником трудового колективу відповідно до ст. 10 Закону про відпустки та частини четвертої ст. 79 КЗпП. І останнє — всі новоприйняті працівники мають особисто ознайомитися з графіком відпусток і поставити на ньому свій підпис.