Порядок виправлення неправильних або неточних записів, внесених до трудової книжки, визначено п. 2.10 Інструкції про трудові книжки. Однак цією Інструкцією не передбачено норм щодо внесення до трудової книжки пропущеного запису. Відповідно до п. 2.6 згаданої Інструкції в разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо виправлення виконується роботодавцем, де було зроблено відповідний запис. Отже, внесення виправлень передбачено тільки в разі виявлення неправильного або неточного запису. Виправлені відомості про роботу, а також переведення на іншу роботу, нагородження та заохочення тощо мають повністю відповідати оригіналу наказу/розпорядженню (п. 2.9 Інструкції про трудові книжки). Для підтвердження стажу роботи на підприємстві роботодавець може видати довідку про роботу, в якій буде вказано про переведення працівника на іншу посаду. Але оскільки основним документом про трудову діяльність працівника є саме трудова книжка, до неї, на думку автора, доцільно внести пропущений запис. Це можна зробити, наприклад, у такий спосіб. Після внесеного запису про звільнення працівника у графі 3 слід вказати повну назву підприємства. Цей крок є важливим для визначення, хто саме вносить запис. До того ж після запису про звільнення в трудовій книжці вже проставлений підпис керівника підприємства або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, та печатка підприємства (відділу кадрів). Далі в графі 1 необхідно вказати наступний порядковий номер, у графі 2 — дату внесення запису, у графі 3 — відомості про переведення, у графі 4 — підставу (тобто номер наказу про переведення). Слід зауважити, що в графі 2 має бути вказана саме фактична дата внесення цього запису, а отже, вона не збігатиметься з датою видання наказу про переведення. Після заповнення всіх необхідних граф цей запис, незважаючи на норму п. 4.1 Інструкції про трудові книжки, варто засвідчити підписом керівника підприємства (особи, відповідальної за ведення трудових книжок) та печаткою підприємства (відділу кадрів). Нагадаємо, що цим пунктом визначено, що всі записи про роботу та нагороди, що внесені до трудової книжки за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів тільки в разі звільнення працівника. Це зумовлено тим, щоб під час працевлаштування власника цієї трудової книжки в наступного роботодавця не виникало додаткових запитань щодо правомірності внесення свого запису про прийняття. Адже, як відомо, запис про прийняття працівника на роботу може бути внесено після засвідчення останнього запису підписом керівника підприємства (особи, відповідальної за ведення трудових книжок) та печаткою підприємства (відділу кадрів). Щодо внесення запису про визнання запису про звільнення недійсним зауважимо, що він може бути внесений у разі потреби його змінити: наприклад, змінити запис про дату, номер наказу або підставу звільнення. У такому разі після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису в графі 3 пишемо: «Запис за № таким-то недійсний, звільнений…» і в графі 4 повторюємо дату та номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки. Однак потреби та сенсу вносити такий запис у даному випадку немає, адже він не містить неправильного формулювання, або дати, або підстави звільнення. Зауважимо, що запис про звільнення формулюється так: «Звільнено у зв’язку…» чи «Звільнено за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України» без зазначення посади. Тому, на думку автора, незважаючи на недотримання хронології внесення записів, правильно було б внести пропущений запис про переведення працівника на іншу посаду після запису про звільнення.