Звітність з ЄСВ: звітуємо по-новому

Редакція журналу «Заробітна плата» спільно з Пенсійним фондом України провела пряму телефонну лінію з питань заповнення та подання звітності з ЄСВ згідно з новою редакцією Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування. На запитання відповідала Валентина Петрівна БОРШОВСЬКА, заступник директора департаменту інформаційних систем та електронних реєстрів Пенсійного фонду України

 

 

Як і передбачалося, запитання, що надійшли на пряму телефонну лінію та на електрон­ну пошту редакції, хоч і були різними, але майже всі стосувалися заповнення таблиці 5 звітності з ЄСВ, тож ми їх згрупували за типами.

 

Хто тепер повинен заповнювати таблицю 5 звітності з ЄСВ: бухгалтери чи кадровики?

 

Валентина Петрівна (В. П.): Пунктом 5 розділу ІІ Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.04.2015 р. № 435 (далі — Порядок № 435), встановлено, що таблиці звітності з ЄСВ завіряються підписами керівника та головного бухгалтера (за наявності такої посади в страхувальника).

Пунктом 1 розділу ІV Порядку № 435 передбачено, що звітність з ЄСВ формується на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) виплат (доходу), на які відповідно до Закону про ЄСВ нараховується єдиний внесок. Звітність з ЄСВ має містити основні дані про страхувальника й перелік таблиць Звіту та формується страхувальником або відповідальною особою страхувальника й включає таблиці, наведені у додатках 4–7 до цього Порядку.

Своєю чергою п. 2 розділу І Порядку № 435 визначено, що страхувальники — це платники ЄСВ, зазначені в п. 1 частини першої ст. 4 Закону про ЄСВ (як правило, роботодавці), на яких покладено обов’язки нараховувати, обчислювати та сплачувати ЄСВ, а також платники ЄСВ, зазначені в пунктах 4, 5, 51 частини першої ст. 4 Закону про ЄСВ (підприємці, самозайняті особи тощо). Відповідальна особа страхувальника — це працівник, на якого покладено обов’язки щодо здійснення комплексу робіт, пов’язаних із формуванням та поданням звітності з ЄСВ, або особа, уповноважена страхувальником щодо подання звітності з ЄСВ до органів доходів і зборів.

Таким чином, страхувальник (підприємство) самостійно вирішує, хто і як формує ті чи інші таблиці звітності з ЄСВ або надає (в які строки, в якій формі тощо) інформацію для їх формування іншим відповідальним працівникам відповідно до розподілу посадових обов’язків між працівниками.

 

Чи всі реквізити таблиці 5 звітності з ЄСВ (наприклад, реквізит «Військове звання») слід обов’язково заповнювати?

 

В. П.: Таблиця 5 звітності з ЄСВ призначена для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб. Вона подається страхувальником, якщо протягом звітного періоду:

• було укладено або розірвано трудовий чи цивільно-правовий договір із застрахованою особою (крім підприємців);

• було укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;

• особу було переведено на іншу посаду або роботу в того самого страхувальника;

• особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби в порядку, встановленому положенням про проходження військової служби;

• особі надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (у т. ч. особам із числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу);

• особі надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного чи шестирічного віку.

Таким чином, у таблиці 5 звітності з ЄСВ слід заповнювати всі реквізити, що пов’язані з відображенням у ній руху персоналу. Зок­рема, реквізит «Військове звання» потрібно заповнити щодо особи, яка вперше вступила на військову службу або закінчила її проходження в порядку, встановленому положенням про проходження військової служби; яку було переведено з однієї посади на іншу тощо. Простіше кажучи, реквізит «Військове звання» мають заповнювати лише силові відомства (військові частини, органи поліції тощо). Для таких категорій осіб реквізити 12, 13, 14 та 18 не заповнюються.

 

Як у таблиці 5 звітності з ЄСВ відображати виконання працівником обов’язків іншого працівника?

 

В. П.: Відповідно до Інструкції щодо застосування постанови Ради Міністрів СРСР від 4 грудня 1981 р. № 1145 «Про порядок і умови суміщення професій (посад)», затвердженої наказом Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань, Міністерства фінансів СРСР, Секретаріату ВЦРПС від 14.05.1982 р. № 53-ВЛ:

• під суміщенням професій (посад) слід розуміти виконання працівником поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою);

• під розширенням зон обслуговування і збільшенням обсягу виконуваних робіт слід розуміти виконання поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткового обсягу робіт за однією й тією ж професією або посадою;

• під виконанням обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи слід розуміти заміну працівника, відсутнього у зв’язку з хворобою, відпусткою, відрядженням та з інших причин, коли відповідно до чинного законодавства за ним зберігається робоче місце (посада).

Таким чином, якщо на підприємстві має місце суміщення, розширення зони обслуговування чи виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, то в таких випадках таблиця 5 звітності з ЄСВ не формується й не подається.

У разі виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника зі звільненням від своєї основної роботи (в разі тимчасового переведення) таблиця 5 звітності з ЄСВ не формується та не подається.

 

Як у таблиці 5 звітності з ЄСВ відображати тимчасове переведення працівника на іншу посаду (роботу)?

 

В. П.: У разі виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника зі звільненням від своєї основної роботи (в разі тимчасового переведення) таблиця 5 звітності з ЄСВ не формується та не подається.

Запис про переведення працівника на іншу посаду або роботу в того самого страхувальника вноситься в таблицю 5 у такому самому порядку, як і про прийняття на роботу, тільки в разі переведення його на іншу посаду або роботу на постійній основі.

Запис про переведення працівника на іншу посаду або роботу в того самого страхувальника вноситься в таблицю 5 у такому самому порядку, як і про прийняття на роботу. Тобто потрібно робити два записи: у першому рядку — про дату «звільнення»

з посади; у другому — про дату початку роботи за новою посадою внаслідок переведення.

 

Чи відображати в таблиці 5 переведення працівника на інше підприємство за п. 5 ст. 36 КЗпП?

 

В. П.: Так, потрібно відображати. Але переведення працівника на інше підприємство за п. 5 частини першої ст. 36 КЗпП — це одна з форм припинення трудових відносин, а не переведення в розумінні ст. 32 КЗпП. Тому таке «переведення» слід було вказувати в таблиці 5 звітності з ЄСВ і до набрання чинності новою редакцією Порядку № 435.

 

Як заповнювати таблицю 5 звітності з ЄСВ у разі укладення цивільно-правового договору з фізичною особою про надання послуг або виконання робіт? Як заповнити реквізити: 12 «Професійна назва роботи», 13 «Код ЗКППТР», 14 «Код КП», 15 «Посада», 18 «Дата створення нового робочого місця» та 19 «Військове звання»?

 

В. П.: Виконання робіт чи надання послуг за договорами цивільно-правового характеру не тягне за собою виникнення трудових відносин між замовником (підприємством) та особою, що їх виконує (надає). Трудова книжка на таку особу не заводиться та не ведеться, тож і записи про надання послуг або виконання робіт до неї не вносяться.

Таким чином, такі реквізити таблиці 5, як 12 — «Професійна назва роботи», 13 — «Код ЗКППТР», 14 — «Код КП», 15 — «Посада» та 18 — «Дата створення нового робочого місця» в разі укладення цивільно-правового договору з фізичною особою про надання послуг або виконання робіт заповнювати не потрібно.

Можливо, оновлення програмного забезпечення передбачатиме «запобіжник»: у разі

внесення коду категорії застрахованої особи «3» ці реквізити не будуть активними для заповнення.

 

У таблиці 5 звітності з ЄСВ у реквізиті 16 «Документ-підстава про початок роботи та відпустку, кінець трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду» який зазначати документ про початок відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами: номер листка непрацездатності чи щось інше?

 

В. П.: Підставою для надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, незважаючи на те що вона засвідчується листком непрацездатності,

є наказ. Тому в реквізиті 16 «Документ-підстава про початок роботи та відпустку, кінець трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду» в разі надання працівниці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами слід вказувати наказ.

 

У таблиці 5 звітності з ЄСВ у реквізиті 16 «Документ-підстава про початок роботи та відпустку, кінець трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду» необхідно зазначати номер відповідного наказу та дату його створення чи лише номер?

 

В. П.: У реквізиті 16 «Документ-підстава про початок роботи та відпустку, кінець трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду» необхідно зазначати назву документа (наприклад, «наказ»), його дату та номер. Можливо, в разі оновлення програмного забезпечення буде передбачено список для вибору назви документа.

 

У Порядку № 435 щодо заповнення таблиці 5 звітності з ЄСВ вказано, що код Класифікатора професій (код КП), код загальносоюзного класифікатора професій, посад та тарифних розрядів (код ЗКППТР), професійна назва роботи обираються із довідника, що відповідає Національному класифікатору України «Класифікатор професій» ДК 003:2010.

 

А як бути, якщо посада чи професія працівника не відповідає КП?

 

В. П.: В абзаці третьому п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58, зазначено, що записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, вказаних у Класифікаторі професій. Якщо підприємство дотримується цієї вимоги, то проблем із заповненням реквізитів 12–15 таблиці 5 звітності з ЄСВ не виникатиме. Інакше назви слід привести у відповідність до КП.

       

© 2016 Заработная плата