Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника — це заміна працівника, відсутнього у зв’язку з хворобою, відпусткою, відрядженням та з інших причин, коли працівник поряд зі своєю основною роботою виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника. Зауважимо, що зазвичай додаткова робота за іншою професією (посадою) має виконуватися протягом робочого часу за основною посадою. Але оскільки режим роботи бухгалтера та працівника відділу кадрів не збігається, виконання бухгалтером всіх обов’язків, покладених на фахівця відділу кадрів, неможливе. У такому разі, на думку автора, обов’язки працівника відділу кадрів на бухгалтера можна покласти частково. Тобто якщо згідно з посадовою інструкцією на працівника відділу кадрів покладено виконання досить великої кількості обов’язків, то на бухгалтера, зважаючи на сезонність (період) надання відпустки працівнику відділу кадрів, можна покласти виконання таких обов’язків, як, наприклад, надання працівникам відпусток відповідно до законодавства про працю,а також перевірку табеля обліку використання робочого часу. Усі інші обов’язки, наприклад, оформлення прийняття, переведення, звільнення працівників, формування та ведення особових справ працівників, підготовка необхідних матеріалів для атестаційної комісії, проектів документів, що стосуються винагород і заохочень працівників, заповнення та ведення обліку та зберігання трудових книжок, визначення страхового стажу, видання довідки про роботу, здійснення контролю за складанням і додержанням графіків відпусток, ведення архіву особових справ, здійснення контролю за додержанням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку тощо, можна залишити для виконання саме фахівцем відділу кадрів після його виходу на роботу. Тобто за чотири години роботи, які встановлені бухгалтеру як режим неповного робочого часу (з 9:00 до 13:00), з деякими обов’язками кадровика він впорається без втрат для основної роботи. Таким чином, слід видати наказ, у тексті якого можна визначити перелік видів робіт, які тимчасово має виконувати бухгалтер: «1. Покласти на Котенко Людмилу Григорівну, бухгалтера, виконання обов’язків інспектора з кадрів поряд зі своєю основною роботою в частині надання працівникам відпусток відповідно до законодавства про працю та перевірки табеля обліку використання робочого часу на період надання Малько І. О. щорічної основної відпустки з 7 по 18 травня 2018 р.». Нагадаємо, що за таке виконання обов’язків працівнику провадиться доплата. Розміри доплат установлюються на умовах, передбачених колективним договором. Тож у другому пункті наказу це варто обумовити: «2. Встановити Котенко Л. Г. доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього інспектора з кадрів Малько І. О. в розмірі 25 % посадового окладу бухгалтера». Зауважимо, що доплата може проводитися як від основної посади, так і від тієї, чию роботу виконує працівник, що залежатить від положень колективного договору. Слід пам’ятати, що виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника допускається лише за згодою працівника. Тобто виданню наказу має передувати заява бухгалтера, в якій він не заперечує проти виконання цих робіт на визначений період. В іншій ситуації, тобто якщо на цьому наполягає роботодавець, про виконання робіт тимчасово відсутнього працівника інший працівник має бути повідомлений не менш як за два місяці. Така ситуація виникає вкрай рідко, проте роботодавцю варто мати це на увазі. Також слід відзначити, що виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в табелі обліку робочого часу не відображається, оскільки здійснюється протягом робочого часу поряд із виконанням обов’язків за основною посадою. Записи про виконання обов’язків у трудову книжку та до особової картки № П-2 також не вносяться. Після повернення працівника відділу кадрів з відпустки виконання обов’язків бухгалтером припиняються автоматично. При цьому окремий наказ про припинення їх виконання не видається.