Порядок складання та подання зазначених звітів схожий, тому для зручності розглянемо це питання стосовно однієї форми — № 1-ПВ (місячна). Звернемось до Інструкції щодо заповнення форми державного статистичного спостереження № 1-ПВ (місячна) «Звіт з праці», затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 26.10.2009 р. № 403 (далі — Інструкція № 403). Згідно з п. 1.4 цієї Інструкції підставою для складання звіту за ф. № 1-ПВ (місячна) є такі первинні облікові документи, як ф. № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу», ф. № П-2 «Особиста картка працівника», ф. № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», ф. № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)», ф. № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», ф. № П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника», ф. № П-7 «Розрахунково-платіжна відомість зведена», інші документи бухгалтерського обліку та фінансової звітності, передбачені чинним законодавством. Також у розділах ІІ і ІІІ Інструкції № 403 детально роз’яснено, як слід визначати всі показники цього звіту. Із зазначеного вище зрозуміло, що одну частину первинних документів, які є підставою для складання ф. № 1-ПВ (місячна), оформляє (веде) бухгалтерія підприємства, а іншу частину — кадрова служба. Тобто цю форму повинні складати обидва підрозділи, залежно від того, інформацією щодо яких показників вони володіють. Так, бухгалтерія заповнює показники щодо фонду оплати праці та його складових, розподілу за розміром заробітної плати, заборгованості перед працівниками із виплати заробітної плати тощо, а кадрова служба — показники чисельності працівників, руху кадрів та використання робочого часу. Інструкцією № 403 не встановлено розподілу обов’язків щодо складання ф. № 1-ПВ (місячна) між бухгалтерією та кадровою службою: це питання має регулюватись внутрішніми розпорядчими документами підприємства, такими як положення про структурний підрозділ підприємства (зокрема, про бухгалтерію та відділ кадрів), а також посадовими інструкціями працівників цих підрозділів.